Socialadministratör - Lediga jobb

Vill du arbeta i en viktig administrativ roll där du bidrar till säkerhet, kvalitet och struktur? Nu söker vi en besiktningsadministratör till vår verksamhet i Göteborg.

Som besiktningsadministratör ansvarar du för den administrativa hanteringen kopplad till besiktningar av tryck- och lyftanordningar. Rollen är bred och varierad med arbetsuppgifter inom bland annat fakturering, registervård, kunddata, avtalshantering och internsupport. Du har en viktig funktion i att få våra administrativa flöden att fungera effektivt och med hög kvalitet.

Tjänsten har ett nationellt perspektiv, vilket innebär samarbete med kollegor och verksamhet i hela landet. Samtidigt har du huvudansvar för dina tilldelade sektioner. Resor kan förekomma, till exempel i samband med större projekt och revisionsstopp.

Om rollen

I rollen arbetar du med administrationen kring våra besiktningsuppdrag och säkerställer att processer och underlag håller hög kvalitet. Du kommer bland annat att arbeta med fakturering, uppdatering av kund- och registerdata, administration av kundavtal, hantering av leverantörsfakturor och internsupport via ärendehantering och telefon. Du deltar också i förbättringsarbete och utvecklingsinitiativ som syftar till att effektivisera arbetssätt och administrativa flöden.

Vem är du?

Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och ansvarstagande. Du trivs i en roll där du får kombinera administrativ precision med service och samarbete. Du arbetar metodiskt, tar egna initiativ och har lätt för att skapa ordning och driva ditt arbete framåt. Du är kommunikativ och tycker om att samarbeta med både kollegor och andra delar av verksamheten.

Vi söker dig som har

• gymnasieutbildning eller erfarenhet från en liknande administrativ roll
• goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Excel
• erfarenhet av att arbeta i CRM-system, vi arbetar i Salesforce
• mycket god svenska och god engelska i tal och skrift

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av administrativt arbete kopplat till fakturering eller kunddata
• erfarenhet av Visma PX eller DCE
• vana av att arbeta i en verksamhet med flera parallella flöden och kontaktytor

Vi erbjuder

Hos oss får du en varierad roll i en verksamhet där kvalitet, säkerhet och utveckling står i fokus. Du blir en del av ett team med stort engagemang och nära samarbete. Vi erbjuder en arbetsmiljö med goda möjligheter att utvecklas, ta ansvar och vara med och påverka.

Vi erbjuder bland annat:

• en stimulerande arbetsmiljö med goda möjligheter till utveckling
• fortlöpande intern utbildning
• engagerat ledarskap
• tjänstepension, friskvårdsbidrag och förmånspaket

Tjänsten utgår från vårt kontor i Göteborg/Gamlestaden, med möjlighet till hemarbete två dagar i veckan när verksamheten tillåter.

Ansökan

Vi kommer att påbörja rekryteringsprocessen/urvalet i augusti. Tjänsten kan dock komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Christer Blomquist. Under sommaren så kommer vi inte att kunna svara på frågor om tjänsten, from vecka 34 finns vi tillgängliga.

Välkommen med din ansökan!

Vi kommer själva att hantera denna rekryteringsprocess och undanber oss därför kontakt från rekryteringsbolag, bemanningsföretag och konsulter.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations.

• Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner.

• Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department.

• Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership.

• Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience.

• Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally.

• Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments.

• Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable.

• Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence.

• Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits.

• Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors.

• Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes.

• Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation.

• Assist in preparing customer forms and documentation when required.

• Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities.

• Monitor and replenish front office supplies and reception area materials.

• Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service.

• Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager.

• Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times.

• Maintain confidentiality of customer and dealership information.

• Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures.

• High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred.

• 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Strong customer service orientation.

• Professional appearance and positive attitude.

• Excellent telephone etiquette.

• Good organizational and multitasking skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage.

• Strong attention to detail and accuracy.

• Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment.

• Customer Focus

• Communication Skills

• Professionalism

• Teamwork

• Time Management

• Problem Solving

• Adaptability

• Attention to Detail

• Integrity and Confidentiality

• Customer satisfaction with front desk service.

• Average customer waiting and response time.

• Accuracy of appointment scheduling.

• Call answering and transfer efficiency.

• Customer inquiry resolution or routing accuracy.

• Reception area presentation and housekeeping standards.

• Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks.

Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se

• Based at the dealership showroom/front office.

• Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments.

• May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations.

• Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner.

• Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department.

• Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership.

• Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience.

• Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally.

• Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments.

• Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable.

• Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence.

• Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits.

• Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors.

• Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes.

• Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation.

• Assist in preparing customer forms and documentation when required.

• Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities.

• Monitor and replenish front office supplies and reception area materials.

• Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service.

• Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager.

• Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times.

• Maintain confidentiality of customer and dealership information.

• Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures.

• High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred.

• 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Strong customer service orientation.

• Professional appearance and positive attitude.

• Excellent telephone etiquette.

• Good organizational and multitasking skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage.

• Strong attention to detail and accuracy.

• Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment.

• Customer Focus

• Communication Skills

• Professionalism

• Teamwork

• Time Management

• Problem Solving

• Adaptability

• Attention to Detail

• Integrity and Confidentiality

• Customer satisfaction with front desk service.

• Average customer waiting and response time.

• Accuracy of appointment scheduling.

• Call answering and transfer efficiency.

• Customer inquiry resolution or routing accuracy.

• Reception area presentation and housekeeping standards.

• Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks.

Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se

• Based at the dealership showroom/front office.

• Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments.

• May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

Robertsfors kommun är kustkommunen med öppenhet mellan människor, idéer och platser. Här bor och arbetar människor för att få ut ännu mer av livet. Robertsfors kommun står inför en historiskt expansiv period med sitt attraktiva läge mellan städerna Skellefteå och Umeå. Längs norrlandskusten satsas miljardbelopp i investeringar på både infrastruktur och i företagsetableringar, vilket innebär spännande utvecklingsmöjligheter för Robertsfors kommun. 

Robertsfors har den mindre kommunens fördel, nämligen närheten mellan människor och till beslutsfattare. Kommunen är dessutom inom bekvämt pendlingsavstånd från de större grannkommunerna Umeå och Skellefteå och är en del av Umeåregionen. När Norrbotniabanan är färdigställd, med sitt resecentrum i centrala Robertsfors halveras pendlingstiden mellan Robertsfors och grannstäderna. Robertsfors kommun har drygt 750 månadsanställda. 

Är du nyfiken på arbetet som deltidsbrandman? Läs mer om det här.

Mer om att arbeta i Robertsfors kommun kan läsas här.

Beskrivning av verksamheten

Vi söker nu en administratör till samhällsbyggnadskontoret. Samhällsbyggnadssektorn ansvarar för fastighet, gata, park, vatten, avlopp, renhållning, måltid, lokalvård, bygg och miljö samt trafikplanering och ger service till kommuninvånare, företag och interna verksamheter.

Hos oss får du ett varierat administrativt uppdrag med många kontaktytor och en viktig roll i att skapa struktur, kvalitet och god service i verksamheten.

Ditt uppdrag

Som administratör ansvarar du för löpande hantering och handläggning av arbetsflöden inom samhällsbyggnadskontoret.

Du arbetar nära verksamheten och är ett administrativt stöd till både chefer och kollegor. Rollen innebär många kontaktytor och ett varierat arbete där struktur, service och rättssäker handläggning är centrala delar.

I uppdraget ingår bland annat:

• Diarieföring och hantering av inkommande handlingar
• Handläggning av bostadsanpassning
• Administration inom bygg- och miljökontoret
• Arkivering och internfakturering
• Kontakt med interna och externa parter
• Vissa utredningsuppdrag

Din kompetens och erfarenhet

Krav

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• B-körkort
• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Meriterande

• Kunskaper inom plan- och bygglagen samt bygglovshantering.
• Kunskaper i kommunal lagstiftning.
• Erfarenhet av behovsprövning eller myndighetsutövning.
• Erfarenhet av administrativt arbete

Är det här du?

Som administratör hos oss trivs du med att arbeta självgående och tar ansvar för att planera, samordna och följa upp administrativa uppgifter med noggrannhet och struktur. Du har lätt för att prioritera och skapa ordning i ditt arbete, även när flera uppdrag pågår samtidigt.

Du samarbetar nära chefer, kollegor och andra funktioner i organisationen och bidrar till ett gott arbetsklimat genom ett serviceinriktat och professionellt bemötande. Med din strukturerade arbetsstil säkerställer du att dokumentation, ärenden och processer hanteras korrekt och i rätt tid.

Du är kvalitetsmedveten och har en god förståelse för vikten av rättssäkerhet, tydliga rutiner och hög kvalitet i det administrativa arbetet. Du ser helheten, uppmärksammar detaljer och bidrar till att utveckla och förbättra arbetssätt när det behövs.

Vi erbjuder dig

Att arbeta i Robertsfors kommun innebär att du blir en del av en organisation i ständig utveckling och framåtrörelse. Våra medarbetare är vår absolut viktigaste resurs och vi värdesätter dig för just din unika kompetens och erfarenhet.

Du får ett varierat administrativt uppdrag med stort eget ansvar och möjlighet att bidra till utvecklingen av samhällsbyggnadskontorets administrativa processer.

Det finns möjligheter till distansarbete i det dagliga arbetet samt tillgång till Umeåregionens kontor för distansarbete.

Som anställd hos oss får du en trygg anställning, en god arbetsmiljö och möjlighet att utvecklas i en bred organisation. Vi erbjuder dig även friskvårdsbidrag och flextid.

Anställningen

Tillsvidareanställning, 100%.

Lönespann

33 000 - 36 000 kr per månad. Slutlig lön sätts individuellt utifrån utbildning, erfarenhet och en samlad bedömning av din kompetens.

Om din ansökan

Vill du veta mer om vår rekryteringsprocess? Läs mer här.

Robertsfors kommun tillämpar kompetensbaserad rekrytering, vilket innebär att kompetenserna ska vara i fokus genom hela rekryteringsprocessen. Detta minimerar risken för diskriminering och ökar träffsäkerheten i matchningen mellan tjänst och kandidat.

Robertsfors kommun har valt att ta bort personligt brev och CV i ansökan till våra lediga tjänster. I stället ställer vi vid ansökan ett antal urvals- och kvalificeringsfrågor som ser till den sökandes intresse, motivation och hur väl denne matchar med tjänstens kravprofil. Beslutet grundar sig i att vi vill främja objektivitet i våra rekryteringar, rättvisa i hur personer som söker bedöms och undvika diskriminering.

Övrigt

Har du skyddad identitet kontaktar du HR-konsult Elin Isaksson, 0934-14099, så får du hjälp med att skicka in din ansökan.

Robertsfors kommun gör inför varje rekrytering ett aktivt val av annonsplats och eventuellt rekryteringsstöd. Vi kontaktar själva de vi väljer att annonsera hos. Därför undanber vi oss alla erbjudanden om köp av annonsplats eller rekryteringsstöd. Vi ber om respekt för detta.

Robertsfors kommun är kustkommunen med öppenhet mellan människor, idéer och platser. Här bor och arbetar människor för att få ut ännu mer av livet. Robertsfors kommun står inför en historiskt expansiv period med sitt attraktiva läge mellan städerna Skellefteå och Umeå. Längs norrlandskusten satsas miljardbelopp i investeringar på både infrastruktur och i företagsetableringar, vilket innebär spännande utvecklingsmöjligheter för Robertsfors kommun. 

Robertsfors har den mindre kommunens fördel, nämligen närheten mellan människor och till beslutsfattare. Kommunen är dessutom inom bekvämt pendlingsavstånd från de större grannkommunerna Umeå och Skellefteå och är en del av Umeåregionen. När Norrbotniabanan är färdigställd, med sitt resecentrum i centrala Robertsfors halveras pendlingstiden mellan Robertsfors och grannstäderna. Robertsfors kommun har drygt 750 månadsanställda. 

Är du nyfiken på arbetet som deltidsbrandman? Läs mer om det här.

Mer om att arbeta i Robertsfors kommun kan läsas här.

Beskrivning av verksamheten

Vi söker nu en administratör till samhällsbyggnadskontoret. Samhällsbyggnadssektorn ansvarar för fastighet, gata, park, vatten, avlopp, renhållning, måltid, lokalvård, bygg och miljö samt trafikplanering och ger service till kommuninvånare, företag och interna verksamheter.

Hos oss får du ett varierat administrativt uppdrag med många kontaktytor och en viktig roll i att skapa struktur, kvalitet och god service i verksamheten.

Ditt uppdrag

Som administratör ansvarar du för löpande hantering och handläggning av arbetsflöden inom samhällsbyggnadskontoret.

Du arbetar nära verksamheten och är ett administrativt stöd till både chefer och kollegor. Rollen innebär många kontaktytor och ett varierat arbete där struktur, service och rättssäker handläggning är centrala delar.

I uppdraget ingår bland annat:

• Diarieföring och hantering av inkommande handlingar
• Handläggning av bostadsanpassning
• Administration inom bygg- och miljökontoret
• Arkivering och internfakturering
• Kontakt med interna och externa parter
• Vissa utredningsuppdrag

Din kompetens och erfarenhet

Krav

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• B-körkort
• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Meriterande

• Kunskaper inom plan- och bygglagen samt bygglovshantering.
• Kunskaper i kommunal lagstiftning.
• Erfarenhet av behovsprövning eller myndighetsutövning.
• Erfarenhet av administrativt arbete

Är det här du?

Som administratör hos oss trivs du med att arbeta självgående och tar ansvar för att planera, samordna och följa upp administrativa uppgifter med noggrannhet och struktur. Du har lätt för att prioritera och skapa ordning i ditt arbete, även när flera uppdrag pågår samtidigt.

Du samarbetar nära chefer, kollegor och andra funktioner i organisationen och bidrar till ett gott arbetsklimat genom ett serviceinriktat och professionellt bemötande. Med din strukturerade arbetsstil säkerställer du att dokumentation, ärenden och processer hanteras korrekt och i rätt tid.

Du är kvalitetsmedveten och har en god förståelse för vikten av rättssäkerhet, tydliga rutiner och hög kvalitet i det administrativa arbetet. Du ser helheten, uppmärksammar detaljer och bidrar till att utveckla och förbättra arbetssätt när det behövs.

Vi erbjuder dig

Att arbeta i Robertsfors kommun innebär att du blir en del av en organisation i ständig utveckling och framåtrörelse. Våra medarbetare är vår absolut viktigaste resurs och vi värdesätter dig för just din unika kompetens och erfarenhet.

Du får ett varierat administrativt uppdrag med stort eget ansvar och möjlighet att bidra till utvecklingen av samhällsbyggnadskontorets administrativa processer.

Det finns möjligheter till distansarbete i det dagliga arbetet samt tillgång till Umeåregionens kontor för distansarbete.

Som anställd hos oss får du en trygg anställning, en god arbetsmiljö och möjlighet att utvecklas i en bred organisation. Vi erbjuder dig även friskvårdsbidrag och flextid.

Anställningen

Tillsvidareanställning, 100%.

Lönespann

33 000 - 36 000 kr per månad. Slutlig lön sätts individuellt utifrån utbildning, erfarenhet och en samlad bedömning av din kompetens.

Om din ansökan

Vill du veta mer om vår rekryteringsprocess? Läs mer här.

Robertsfors kommun tillämpar kompetensbaserad rekrytering, vilket innebär att kompetenserna ska vara i fokus genom hela rekryteringsprocessen. Detta minimerar risken för diskriminering och ökar träffsäkerheten i matchningen mellan tjänst och kandidat.

Robertsfors kommun har valt att ta bort personligt brev och CV i ansökan till våra lediga tjänster. I stället ställer vi vid ansökan ett antal urvals- och kvalificeringsfrågor som ser till den sökandes intresse, motivation och hur väl denne matchar med tjänstens kravprofil. Beslutet grundar sig i att vi vill främja objektivitet i våra rekryteringar, rättvisa i hur personer som söker bedöms och undvika diskriminering.

Övrigt

Har du skyddad identitet kontaktar du HR-konsult Elin Isaksson, 0934-14099, så får du hjälp med att skicka in din ansökan.

Robertsfors kommun gör inför varje rekrytering ett aktivt val av annonsplats och eventuellt rekryteringsstöd. Vi kontaktar själva de vi väljer att annonsera hos. Därför undanber vi oss alla erbjudanden om köp av annonsplats eller rekryteringsstöd. Vi ber om respekt för detta.

The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations.

• Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner.

• Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department.

• Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership.

• Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience.

• Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally.

• Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments.

• Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable.

• Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence.

• Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits.

• Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors.

• Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes.

• Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation.

• Assist in preparing customer forms and documentation when required.

• Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities.

• Monitor and replenish front office supplies and reception area materials.

• Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service.

• Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager.

• Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times.

• Maintain confidentiality of customer and dealership information.

• Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures.

• High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred.

• 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Strong customer service orientation.

• Professional appearance and positive attitude.

• Excellent telephone etiquette.

• Good organizational and multitasking skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage.

• Strong attention to detail and accuracy.

• Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment.

• Customer Focus

• Communication Skills

• Professionalism

• Teamwork

• Time Management

• Problem Solving

• Adaptability

• Attention to Detail

• Integrity and Confidentiality

• Customer satisfaction with front desk service.

• Average customer waiting and response time.

• Accuracy of appointment scheduling.

• Call answering and transfer efficiency.

• Customer inquiry resolution or routing accuracy.

• Reception area presentation and housekeeping standards.

• Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks.

Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se

• Based at the dealership showroom/front office.

• Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments.

• May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

Robertsfors kommun är kustkommunen med öppenhet mellan människor, idéer och platser. Här bor och arbetar människor för att få ut ännu mer av livet. Robertsfors kommun står inför en historiskt expansiv period med sitt attraktiva läge mellan städerna Skellefteå och Umeå. Längs norrlandskusten satsas miljardbelopp i investeringar på både infrastruktur och i företagsetableringar, vilket innebär spännande utvecklingsmöjligheter för Robertsfors kommun. 

Robertsfors har den mindre kommunens fördel, nämligen närheten mellan människor och till beslutsfattare. Kommunen är dessutom inom bekvämt pendlingsavstånd från de större grannkommunerna Umeå och Skellefteå och är en del av Umeåregionen. När Norrbotniabanan är färdigställd, med sitt resecentrum i centrala Robertsfors halveras pendlingstiden mellan Robertsfors och grannstäderna. Robertsfors kommun har drygt 750 månadsanställda. 

Är du nyfiken på arbetet som deltidsbrandman? Läs mer om det här.

Mer om att arbeta i Robertsfors kommun kan läsas här.

Beskrivning av verksamheten

Vi söker nu en administratör till samhällsbyggnadskontoret. Samhällsbyggnadssektorn ansvarar för fastighet, gata, park, vatten, avlopp, renhållning, måltid, lokalvård, bygg och miljö samt trafikplanering och ger service till kommuninvånare, företag och interna verksamheter.

Hos oss får du ett varierat administrativt uppdrag med många kontaktytor och en viktig roll i att skapa struktur, kvalitet och god service i verksamheten.

Ditt uppdrag

Som administratör ansvarar du för löpande hantering och handläggning av arbetsflöden inom samhällsbyggnadskontoret.

Du arbetar nära verksamheten och är ett administrativt stöd till både chefer och kollegor. Rollen innebär många kontaktytor och ett varierat arbete där struktur, service och rättssäker handläggning är centrala delar.

I uppdraget ingår bland annat:

• Diarieföring och hantering av inkommande handlingar
• Handläggning av bostadsanpassning
• Administration inom bygg- och miljökontoret
• Arkivering och internfakturering
• Kontakt med interna och externa parter
• Vissa utredningsuppdrag

Din kompetens och erfarenhet

Krav

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• B-körkort
• God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift

Meriterande

• Kunskaper inom plan- och bygglagen samt bygglovshantering.
• Kunskaper i kommunal lagstiftning.
• Erfarenhet av behovsprövning eller myndighetsutövning.
• Erfarenhet av administrativt arbete

Är det här du?

Som administratör hos oss trivs du med att arbeta självgående och tar ansvar för att planera, samordna och följa upp administrativa uppgifter med noggrannhet och struktur. Du har lätt för att prioritera och skapa ordning i ditt arbete, även när flera uppdrag pågår samtidigt.

Du samarbetar nära chefer, kollegor och andra funktioner i organisationen och bidrar till ett gott arbetsklimat genom ett serviceinriktat och professionellt bemötande. Med din strukturerade arbetsstil säkerställer du att dokumentation, ärenden och processer hanteras korrekt och i rätt tid.

Du är kvalitetsmedveten och har en god förståelse för vikten av rättssäkerhet, tydliga rutiner och hög kvalitet i det administrativa arbetet. Du ser helheten, uppmärksammar detaljer och bidrar till att utveckla och förbättra arbetssätt när det behövs.

Vi erbjuder dig

Att arbeta i Robertsfors kommun innebär att du blir en del av en organisation i ständig utveckling och framåtrörelse. Våra medarbetare är vår absolut viktigaste resurs och vi värdesätter dig för just din unika kompetens och erfarenhet.

Du får ett varierat administrativt uppdrag med stort eget ansvar och möjlighet att bidra till utvecklingen av samhällsbyggnadskontorets administrativa processer.

Det finns möjligheter till distansarbete i det dagliga arbetet samt tillgång till Umeåregionens kontor för distansarbete.

Som anställd hos oss får du en trygg anställning, en god arbetsmiljö och möjlighet att utvecklas i en bred organisation. Vi erbjuder dig även friskvårdsbidrag och flextid.

Anställningen

Tillsvidareanställning, 100%.

Lönespann

33 000 - 36 000 kr per månad. Slutlig lön sätts individuellt utifrån utbildning, erfarenhet och en samlad bedömning av din kompetens.

Om din ansökan

Vill du veta mer om vår rekryteringsprocess? Läs mer här.

Robertsfors kommun tillämpar kompetensbaserad rekrytering, vilket innebär att kompetenserna ska vara i fokus genom hela rekryteringsprocessen. Detta minimerar risken för diskriminering och ökar träffsäkerheten i matchningen mellan tjänst och kandidat.

Robertsfors kommun har valt att ta bort personligt brev och CV i ansökan till våra lediga tjänster. I stället ställer vi vid ansökan ett antal urvals- och kvalificeringsfrågor som ser till den sökandes intresse, motivation och hur väl denne matchar med tjänstens kravprofil. Beslutet grundar sig i att vi vill främja objektivitet i våra rekryteringar, rättvisa i hur personer som söker bedöms och undvika diskriminering.

Övrigt

Har du skyddad identitet kontaktar du HR-konsult Elin Isaksson, 0934-14099, så får du hjälp med att skicka in din ansökan.

Robertsfors kommun gör inför varje rekrytering ett aktivt val av annonsplats och eventuellt rekryteringsstöd. Vi kontaktar själva de vi väljer att annonsera hos. Därför undanber vi oss alla erbjudanden om köp av annonsplats eller rekryteringsstöd. Vi ber om respekt för detta.

The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations.

• Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner.

• Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department.

• Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership.

• Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience.

• Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally.

• Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments.

• Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable.

• Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence.

• Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits.

• Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors.

• Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes.

• Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation.

• Assist in preparing customer forms and documentation when required.

• Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities.

• Monitor and replenish front office supplies and reception area materials.

• Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service.

• Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager.

• Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times.

• Maintain confidentiality of customer and dealership information.

• Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures.

• High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred.

• 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Strong customer service orientation.

• Professional appearance and positive attitude.

• Excellent telephone etiquette.

• Good organizational and multitasking skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage.

• Strong attention to detail and accuracy.

• Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment.

• Customer Focus

• Communication Skills

• Professionalism

• Teamwork

• Time Management

• Problem Solving

• Adaptability

• Attention to Detail

• Integrity and Confidentiality

• Customer satisfaction with front desk service.

• Average customer waiting and response time.

• Accuracy of appointment scheduling.

• Call answering and transfer efficiency.

• Customer inquiry resolution or routing accuracy.

• Reception area presentation and housekeeping standards.

• Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks.

Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se

• Based at the dealership showroom/front office.

• Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments.

• May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations.

• Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner.

• Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department.

• Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership.

• Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience.

• Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally.

• Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments.

• Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable.

• Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence.

• Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits.

• Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors.

• Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes.

• Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation.

• Assist in preparing customer forms and documentation when required.

• Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities.

• Monitor and replenish front office supplies and reception area materials.

• Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service.

• Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager.

• Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times.

• Maintain confidentiality of customer and dealership information.

• Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures.

• High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred.

• 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Strong customer service orientation.

• Professional appearance and positive attitude.

• Excellent telephone etiquette.

• Good organizational and multitasking skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage.

• Strong attention to detail and accuracy.

• Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment.

• Customer Focus

• Communication Skills

• Professionalism

• Teamwork

• Time Management

• Problem Solving

• Adaptability

• Attention to Detail

• Integrity and Confidentiality

• Customer satisfaction with front desk service.

• Average customer waiting and response time.

• Accuracy of appointment scheduling.

• Call answering and transfer efficiency.

• Customer inquiry resolution or routing accuracy.

• Reception area presentation and housekeeping standards.

• Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks.

Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se

• Based at the dealership showroom/front office.

• Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments.

• May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations.

• Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner.

• Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department.

• Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership.

• Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience.

• Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally.

• Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments.

• Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable.

• Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence.

• Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits.

• Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors.

• Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes.

• Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation.

• Assist in preparing customer forms and documentation when required.

• Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities.

• Monitor and replenish front office supplies and reception area materials.

• Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service.

• Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager.

• Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times.

• Maintain confidentiality of customer and dealership information.

• Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures.

• High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred.

• 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Strong customer service orientation.

• Professional appearance and positive attitude.

• Excellent telephone etiquette.

• Good organizational and multitasking skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

• Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage.

• Strong attention to detail and accuracy.

• Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment.

• Customer Focus

• Communication Skills

• Professionalism

• Teamwork

• Time Management

• Problem Solving

• Adaptability

• Attention to Detail

• Integrity and Confidentiality

• Customer satisfaction with front desk service.

• Average customer waiting and response time.

• Accuracy of appointment scheduling.

• Call answering and transfer efficiency.

• Customer inquiry resolution or routing accuracy.

• Reception area presentation and housekeeping standards.

• Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks.

Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se

• Based at the dealership showroom/front office.

• Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments.

• May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.