Schemaläggare - Lediga jobb

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en roll där struktur, service och proaktivitet står i centrum? Nu söker vi dig som vill ta dig an ett spännande konsultuppdrag hos en välkänd industriverksamhet Mjölby. Som konsult hos Poolia får du möjlighet att utvecklas i nya miljöer samtidigt som du har en engagerad konsultchef vid din sida och tryggheten i en anställning med kollektivavtal, pension och förmåner. Vi tror på långsiktiga relationer och på att matcha rätt person med rätt uppdrag

Som Executive Assistant har du en nyckelroll i organisationen och arbetar nära verksamhetsledningen för att skapa struktur, effektivitet och förutsättningar för framgång. Du ansvarar för att koordinera och planera ledningens arbete, hantera prioriteringar och säkerställa att viktiga aktiviteter, möten och processer genomförs på ett professionellt och effektivt sätt.

Rollen innebär både operativt och strategiskt stöd där du fungerar som en viktig länk mellan ledningen, medarbetare och externa samarbetspartners.

Tjänsten är ett föräldravikariat på 12 månader med önskad start omgående.

I rollen kommer du bland annat att:

• Stötta verksamhetsledningen i dagliga och långsiktiga frågor.

• Koordinera och planera aktiviteter, möten och ledningsarbete.

• Hantera kalendrar, resebokningar, mötesförberedelser och prioritering av inkommande ärenden.

• Sammanställa, kvalitetssäkra och presentera information, underlag och rapporter.

• Ansvara för intern och extern kommunikation samt informationsflöden.

• Dokumentera möten, följa upp beslut och säkerställa att aktiviteter drivs framåt.

• Vara en central kontaktpunkt mellan ledning, medarbetare och externa partners.

• Bidra till utveckling och förbättring av administrativa rutiner, processer och arbetssätt.

• Ge stöd inom dokumenthantering, processverktyg och administrativ koordinering.

• Har en relevant akademisk utbildning eller motsvarande erfarenhet.

• Har flera års dokumenterad erfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant, ledningsassistent eller motsvarande.

• Har mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.

• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office och lätt för att lära dig nya system och digitala verktyg.

• Är van att hantera flera parallella arbetsuppgifter och snabbt kunna prioritera om när verksamheten kräver det.

• Proaktiv och självgående.

• Lösningsorienterad med stark problemlösningsförmåga.

• Professionell och diskret med hög integritet.

• Organiserad och noggrann med god förmåga att skapa struktur.

• Kommunikativ och relationsskapande.

• Flexibel och anpassningsbar i olika situationer.

• Van att arbeta nära beslutsfattare och leda aktiviteter framåt med ett prestigelöst förhållningssätt.

Du erbjuds en utvecklande och varierad roll i en verksamhet där du får stort ansvar och möjlighet att påverka. Här får du arbeta nära ledningen, bygga ett brett kontaktnät och bidra till att verksamheten når sina mål genom effektiv koordinering, struktur och kommunikation.

Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan redan idag!

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en roll där struktur, service och proaktivitet står i centrum? Nu söker vi dig som vill ta dig an ett spännande konsultuppdrag hos en välkänd industriverksamhet Mjölby. Som konsult hos Poolia får du möjlighet att utvecklas i nya miljöer samtidigt som du har en engagerad konsultchef vid din sida och tryggheten i en anställning med kollektivavtal, pension och förmåner. Vi tror på långsiktiga relationer och på att matcha rätt person med rätt uppdrag

Som Executive Assistant har du en nyckelroll i organisationen och arbetar nära verksamhetsledningen för att skapa struktur, effektivitet och förutsättningar för framgång. Du ansvarar för att koordinera och planera ledningens arbete, hantera prioriteringar och säkerställa att viktiga aktiviteter, möten och processer genomförs på ett professionellt och effektivt sätt.

Rollen innebär både operativt och strategiskt stöd där du fungerar som en viktig länk mellan ledningen, medarbetare och externa samarbetspartners.

Tjänsten är ett föräldravikariat på 12 månader med önskad start omgående.

I rollen kommer du bland annat att:

• Stötta verksamhetsledningen i dagliga och långsiktiga frågor.

• Koordinera och planera aktiviteter, möten och ledningsarbete.

• Hantera kalendrar, resebokningar, mötesförberedelser och prioritering av inkommande ärenden.

• Sammanställa, kvalitetssäkra och presentera information, underlag och rapporter.

• Ansvara för intern och extern kommunikation samt informationsflöden.

• Dokumentera möten, följa upp beslut och säkerställa att aktiviteter drivs framåt.

• Vara en central kontaktpunkt mellan ledning, medarbetare och externa partners.

• Bidra till utveckling och förbättring av administrativa rutiner, processer och arbetssätt.

• Ge stöd inom dokumenthantering, processverktyg och administrativ koordinering.

• Har en relevant akademisk utbildning eller motsvarande erfarenhet.

• Har flera års dokumenterad erfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant, ledningsassistent eller motsvarande.

• Har mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.

• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office och lätt för att lära dig nya system och digitala verktyg.

• Är van att hantera flera parallella arbetsuppgifter och snabbt kunna prioritera om när verksamheten kräver det.

• Proaktiv och självgående.

• Lösningsorienterad med stark problemlösningsförmåga.

• Professionell och diskret med hög integritet.

• Organiserad och noggrann med god förmåga att skapa struktur.

• Kommunikativ och relationsskapande.

• Flexibel och anpassningsbar i olika situationer.

• Van att arbeta nära beslutsfattare och leda aktiviteter framåt med ett prestigelöst förhållningssätt.

Du erbjuds en utvecklande och varierad roll i en verksamhet där du får stort ansvar och möjlighet att påverka. Här får du arbeta nära ledningen, bygga ett brett kontaktnät och bidra till att verksamheten når sina mål genom effektiv koordinering, struktur och kommunikation.

Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan redan idag!

Är du strukturerad och serviceinriktad som trivs med att ge stöd till chefer, medarbetare och verksamhet? Vi på Manpower söker nu en administrativ assistent till ett konsultuppdrag hos en av våra kunder i Ludvika. Här får du en varierad roll med fokus på administration, koordinering och dokumenthantering i en professionell och dynamisk miljö. Välkommen med din ansökan!

Ort: Ludvika Start: September 2026 Uppdragslängd: Konsultuppdrag till slutet på mars 2027 Omfattning: Heltid, kontorstider

Om jobbet som administrativ assistent

Som administrativ assistent kommer du att ge stöd till enskilda personer, mindre team eller avdelningar och bidra till att verksamheten fungerar effektivt och smidigt. Rollen innehåller både administrativa och koordinerande arbetsuppgifter där struktur, noggrannhet och service är centrala delar av arbetet.

Exempel på förekommande arbetsuppgifter:

• Administrativt stöd till verksamheten och dess medarbetare
• Arkivering och dokumenthantering i både digital och fysisk form
• Planering och koordinering av möten, kalendrar och researrangemang
• Hantering och vidarebefordran av telefonmeddelanden från interna och externa kontakter

Den vi söker

Vi söker dig som är serviceinriktad, organiserad och trivs med att hantera många kontaktytor. Du arbetar strukturerat, har god administrativ förmåga och är van att prioritera mellan olika arbetsuppgifter. Som person är du ansvarstagande, kommunikativ och har lätt för att samarbeta med andra.

Vi ser gärna att du har:

• Erfarenhet av administrativt eller serviceinriktat arbete
• Flytande svenska och engelska, både i tal och skrift

Rekryteringsprocessen

I den här rekryteringsprocessen är ett obligatoriskt steg en digital chattintervju. Direkt efter du fullföljt din ansökan så kommer du få ett mail och sms med länk till Hubert där du kommer utföra chattintervjun.

Hur söker jag jobbet?

Det är väldigt enkelt! Ansök jobbet via ansökningsknappen. Vid frågor är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Klara Larsson, via mejl: klara.larsson@manpower.se. Vi arbetar med löpande urval så skicka in din ansökan omgående men notera att vi INTE tar emot ansökningar via mail.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Om Manpower:

Manpower är Sveriges ledande rekryterings- och bemanningsföretag med tiotusentals attraktiva arbetsgivare över hela landet som våra kunder. Med vårt omfattande nätverk, lokalt såväl som globalt, kan vi erbjuda mängder av spännande lediga jobb som hjälper dig att bygga din karriär, både på kort och lång sikt. Hos oss kan du söka heltidsjobb eller extrajobb vid sidan av studierna.

Vill du ha en nyckelroll i en verksamhet som gör skillnad varje dag?

Vi söker dig som trivs med att skapa struktur, planera framåt och hitta lösningar när vardagen förändras. Som bemanningsadministratör hos Aleris Basal hemsjukvård blir du en viktig del av teamet som ser till att rätt kompetens finns på rätt plats – så att våra patienter får den vård de behöver, när de behöver den.

Hos oss får du arbeta i en verksamhet där samarbete, engagemang och ansvar står i centrum. Du blir en del av ett sammansvetsat administrativt team med stort eget ansvar, nära samarbete och möjlighet att påverka arbetssätt och utveckling.

Vi utgår från vårt kontor i Alvik Strand.

Aleris Basal hemsjukvård ger vård till patienter i Stockholms län under kvällar, nätter och helger, när vårdcentraler och husläkarmottagningar har stängt. Verksamheten är en del av Aleris Närsjukvård, där även ASIH, specialiserad palliativ vård, Rehab Station och Uppsala Närakut ingår.

Varje dag arbetar vi för att skapa en trygg och tillgänglig vård för våra patienter. För att lyckas behöver vi engagerade medarbetare som vill vara med och bidra bakom kulisserna – där planering och bemanning gör verklig skillnad.

Som bemanningsadministratör är du navet i den dagliga bemanningsplaneringen. Du arbetar nära enhetschef, koordinatorer och patientsäkerhetssjuksköterskor för att säkerställa att verksamheten har rätt bemanning och att våra medarbetare får goda förutsättningar att utföra sitt arbete.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• Hantera sjuk- och friskanmälningar • Ansvara för schemaläggning i Medvind • Arbeta med attestering av tidrapporter för kliniska medarbetare • Planera semester och ledigheter tillsammans med enhetschef • Bidra till utveckling och förbättring av rutiner och processer inom bemanning och planering • Vara delaktig i introduktion av nya medarbetare

Det här är en roll för dig som gillar att ha många kontaktytor, ta ansvar och skapa struktur i en verksamhet där ingen dag är den andra lik.

Som medarbetare på Aleris får du tillgång till en rad olika förmåner som stödjer dig både i arbetsliv och privat. Vi strävar efter att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för dig att trivas och utvecklas. Läs mer om våra förmåner här.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, som inleds med 6 månaders provanställning Omfattning: Heltid, måndag till fredag 8-17 Tillträde: Enligt överenskommelse Lön: Individuell lönesättning Kollektivavtal finns

Urval sker löpande vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

I denna rekrytering ingår digital referenstagning och bakgrundskontroll som en del av vårt arbete för en trygg och ansvarsfull verksamhet.

Välkommen med din ansökan!

VIKTIG INFORMATION

Som en del i vårt arbete för en mer rättvis och kompetensbaserad rekryteringsprocess har vi valt att samarbeta med Hubert.ai.

Efter att du skickat in din ansökan kommer du att direkt bli inbjuden till en chattbaserad första intervju med vår virtuella rekryteringsassistent Hubert. Syftet med denna intervju är att göra urvalsprocessen snabbare och mer träffsäker – den ersätter inte den mänskliga intervjun, utan fungerar som ett första steg som hjälper oss att skapa bättre förutsättningar för ett mer djupgående samtal längre fram i processen.

Intervjun tar normalt ca 15–20 minuter att genomföra och vi ser helst att du gör den så snart du har möjlighet.

Tips inför intervjun? Ta gärna en titt på denna artikel:

https://www.hubert.ai/insights/tips-och-rad-infor-din-forsta-hubert-intervju

Vill du arbeta i en forskningsnära miljö där du får kombinera kvalificerad administration, koordinering och ekonomihantering – i nära samarbete med några av Sveriges främsta forskare? Då kan du vara Kungl. Vetenskapsakademiens nya stipendiesekreterare.

Om rollen

Som stipendiesekreterare har du en central och koordinerande roll där du driver och kvalitetssäkrar processer kopplade till stipendier, priser och kommittéarbete. Du fungerar som navet mellan forskare, ledamöter, externa bedömare och interna funktioner som ekonomi och kommunikation.

Arbetet innebär ett stort eget ansvar där du äger dina processer från start till mål och säkerställer att allt genomförs med hög kvalitet.

I ditt arbete kommer du bland annat att:

• planera och koordinera möten och processer kopplade till stipendier,

• hantera administration, dokumentation och protokoll,

• ansvara för utlysningar, utvärdering och uppföljning av stipendier,

• ha löpande kontakt med sökande, forskare och externa granskare,

• arbeta nära ekonomienheten i frågor kopplade till medel och rekvisitioner, samtäkerställa korrekt kommunikation i utskick och beslut.

Du arbetar med viktiga ekonomiska processer där precision, struktur och ett öga för detaljer är avgörande.

Detta är en roll med tydlig struktur men hög komplexitet i praktiken, där du navigerar mellan olika beslutsnivåer och många kontaktytor – både nationellt och internationellt.

Din profil

Vi söker dig som är trygg i din kompetens och trivs i en självständig roll med stort ansvar.

Du är:

• strukturerad och noggrann i ditt arbetssätt,

• självgående och driver dina processer framåt,

• duktig på siffror med god förståelse för ekonomi,

• kommunikativ och tydlig i både tal och skrift, samt en god relationsskapare som bygger förtroende i olika sammanhang.

Som person är du prestigelös, diplomatisk och trygg i att navigera i en miljö med seniora personer. Du har förmåga att vara både lyhörd och tydlig, särskilt i dialog med ledamöter och externa experter.

Du uppskattar en stabil verksamhet med välfungerande processer, samtidigt som du har ett nyfiket förhållningssätt och gärna bidrar till utveckling och förbättring.

Vi ser gärna att du har:

• erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete,

• god vana av att arbeta med flera parallella processer,

• erfarenhet av arbete med siffror och ekonomi,

• mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, samt god systemvana (Office 365 och webbaserade administrativa system).

Det är meriterande om du har arbetat inom stiftelser, universitet, eller liknande organisationer, eller har erfarenheter från näringslivet.

Om Akademien

Kungl. Vetenskapsakademien är en oberoende organisation med uppdrag att främja vetenskap, särskilt inom naturvetenskap och matematik. Akademien grundades 1739 och är en av Sveriges mest prestigefyllda vetenskapliga institutioner.

Teamet består av åtta personer och arbetet präglas av stort individuellt ansvar. Samarbete sker vid behov, men vardagen kräver att du trivs med att arbeta självständigt.

Verksamheten förvaltar cirka 100 stiftelser baserade på donationer, där arbetet bidrar till att stötta forskning och yngre forskare – något som många upplever som ett meningsfullt mervärde i rollen.

DIN ANSÖKAN

I denna rekrytering samarbetar Kungl. Vetenskapsakademien med Wise Admin.

Vi tar inte emot ansökningar via mejl, utan du söker enkelt med ditt CV eller din Linkedin-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att större mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och mer kompetent som organisation.

Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult, Stephanie Grammenidis Hagman, stephanie.grammenidis@wise.se. Vi intervjuar löpande, så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.

Varmt välkommen med din ansökan!

Teg vård- och omsorgsboende ligger vackert vid Umeälven med närhet till fina grönområden. Teg vård- och omsorgsboende består av 101 lägenheter fördelat på 10 enheter. En omfattande ombyggnation och renovering har genomförts i huvudbyggnaden och färdigställdes 2013. Det är en stor arbetsplats med ungefär 125 anställda.

Boendet har ett kafé, en samlingslokal för aktiviteter och underhållning samt ljusrum. Samlingssalen kan bokas av boende/närstående för till exempel födelsedagsmiddagar eller annan samvaro. Närstående har möjlighet till övernattning i ett anhörigrum. Teg är ett kommunalt vård- och omsorgsboende.

Teg vård- och omsorgsboende har en enhet med samisk profil (enhet J). Profilen innebär samiska inslag i både utom- och inomhusmiljön, med bland annat en särskild eldstad, samisk konst och firande av samiska högtider.

Ta dig gärna en rundtur här: https://umetur.umea.se/Panorama/117

Vi söker nu en verksamhetsadministratör till vårt team! Hos oss får du chansen att arbeta i en inspirerande miljö där gemenskap och kvalitativ vård står i fokus. Vi ser framemot att välkomna dig till teamet. 

Dina arbetsuppgifter

Arbetet är brett, exempel på arbetsuppgifter är, men begränsas inte till:

• Följa verksamhetsområdets aktuella mål och rutiner, med särskilt fokus på bemanningsrutiner
• Vara en god representant för verksamheten i kontakt med medarbetare, anhöriga, boende och samarbetspartners.
• Hantering av korttidsfrånvaro i samarbete med Äldreomsorgens Rekryteringscentrum
• Arbete i vårt schemasystem Multiaccess samt SharePoint
• Stötta vid tekniska och fastighetsrelaterade frågor och vid behov kontakta vår IT-support/fastighetsavdelning
• Lägga och hantera beställningar via Beställartorget och Proceedo
• Ansvar för praktiska detaljer som passagekort, namnbrickor, arbetskläder och posthantering

Om dig

Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta med människor under stressiga förhållanden. Vi ser det som meriterande om du har en administrativ utbildning och erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom beställningar och bemanning. För denna tjänst krävs det goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift.

Du har förmåga att prioritera och kunna arbeta självständigt. Du trivs med att ha mycket kontakt med människor under din arbetsdag och har en god förmåga att hantera många ärenden och kontaktytor samtidigt. Vård- och omsorgsboenden befinner sig så som övriga samhället i en ständig förändring vilket medför att samarbete och flexibilitet är viktigt för att kunna möta upp behovet från verksamheten. Vi tror även att du är en person som vill växa med rollen. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Praktisk information

• Vi kontrollerar ID på alla kandidater som blir aktuella för intervju.
• Du som söker måste vara beredd att uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställning. Beställ det gärna redan nu så att du har det på plats och kan uppvisa det längre fram i processen: https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/arbete-i-hemmet-med-aldre-och-personer-med-funktionsnedsattning-e-tjanst/

Välkommen med din ansökan!

Om Umeå kommun

Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 viktiga medarbetare. Vår organisation är indelad i nio förvaltningar och tillsammans jobbar vi för att Umeå ska växa med omtanke. Vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Tillsammans med oss får du jobba i samhällsviktiga uppdrag där du bidrar till att Umeå fortsätter vara tryggt, säkert och roligt.

Umeå är norra Sveriges största stad med ett rikt utbud av upplevelser och möjligheter. Vi är en förenings- och kulturstad som erbjuder ett rikare liv även utanför jobbet. Här kan du ta del av hur det är att leva och bo i Umeå: Flytta - Umeå kommun

Vi ska bli fler och därför söker vi kanske just dig? Vill du också mer? Vi erbjuder schyssta villkor, bra förmåner och goda utvecklingsmöjligheter för ett livslångt lärande, samt jobb som är viktiga för alla dem som lever och verkar här. Vi ser fram emot att höra från dig.

Vill du ha en nyckelroll i en verksamhet som gör skillnad varje dag?

Vi söker dig som trivs med att skapa struktur, planera framåt och hitta lösningar när vardagen förändras. Som bemanningsadministratör hos Aleris Basal hemsjukvård blir du en viktig del av teamet som ser till att rätt kompetens finns på rätt plats – så att våra patienter får den vård de behöver, när de behöver den.

Hos oss får du arbeta i en verksamhet där samarbete, engagemang och ansvar står i centrum. Du blir en del av ett sammansvetsat administrativt team med stort eget ansvar, nära samarbete och möjlighet att påverka arbetssätt och utveckling.

Vi utgår från vårt kontor i Alvik Strand.

Aleris Basal hemsjukvård ger vård till patienter i Stockholms län under kvällar, nätter och helger, när vårdcentraler och husläkarmottagningar har stängt. Verksamheten är en del av Aleris Närsjukvård, där även ASIH, specialiserad palliativ vård, Rehab Station och Uppsala Närakut ingår.

Varje dag arbetar vi för att skapa en trygg och tillgänglig vård för våra patienter. För att lyckas behöver vi engagerade medarbetare som vill vara med och bidra bakom kulisserna – där planering och bemanning gör verklig skillnad.

Som bemanningsadministratör är du navet i den dagliga bemanningsplaneringen. Du arbetar nära enhetschef, koordinatorer och patientsäkerhetssjuksköterskor för att säkerställa att verksamheten har rätt bemanning och att våra medarbetare får goda förutsättningar att utföra sitt arbete.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

• Hantera sjuk- och friskanmälningar • Ansvara för schemaläggning i Medvind • Arbeta med attestering av tidrapporter för kliniska medarbetare • Planera semester och ledigheter tillsammans med enhetschef • Bidra till utveckling och förbättring av rutiner och processer inom bemanning och planering • Vara delaktig i introduktion av nya medarbetare

Det här är en roll för dig som gillar att ha många kontaktytor, ta ansvar och skapa struktur i en verksamhet där ingen dag är den andra lik.

Som medarbetare på Aleris får du tillgång till en rad olika förmåner som stödjer dig både i arbetsliv och privat. Vi strävar efter att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för dig att trivas och utvecklas. Läs mer om våra förmåner här.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, som inleds med 6 månaders provanställning Omfattning: Heltid, måndag till fredag 8-17 Tillträde: Enligt överenskommelse Lön: Individuell lönesättning Kollektivavtal finns

Urval sker löpande vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

I denna rekrytering ingår digital referenstagning och bakgrundskontroll som en del av vårt arbete för en trygg och ansvarsfull verksamhet.

Välkommen med din ansökan!

VIKTIG INFORMATION

Som en del i vårt arbete för en mer rättvis och kompetensbaserad rekryteringsprocess har vi valt att samarbeta med Hubert.ai.

Efter att du skickat in din ansökan kommer du att direkt bli inbjuden till en chattbaserad första intervju med vår virtuella rekryteringsassistent Hubert. Syftet med denna intervju är att göra urvalsprocessen snabbare och mer träffsäker – den ersätter inte den mänskliga intervjun, utan fungerar som ett första steg som hjälper oss att skapa bättre förutsättningar för ett mer djupgående samtal längre fram i processen.

Intervjun tar normalt ca 15–20 minuter att genomföra och vi ser helst att du gör den så snart du har möjlighet.

Tips inför intervjun? Ta gärna en titt på denna artikel:

https://www.hubert.ai/insights/tips-och-rad-infor-din-forsta-hubert-intervju

Teg vård- och omsorgsboende ligger vackert vid Umeälven med närhet till fina grönområden. Teg vård- och omsorgsboende består av 101 lägenheter fördelat på 10 enheter. En omfattande ombyggnation och renovering har genomförts i huvudbyggnaden och färdigställdes 2013. Det är en stor arbetsplats med ungefär 125 anställda.

Boendet har ett kafé, en samlingslokal för aktiviteter och underhållning samt ljusrum. Samlingssalen kan bokas av boende/närstående för till exempel födelsedagsmiddagar eller annan samvaro. Närstående har möjlighet till övernattning i ett anhörigrum. Teg är ett kommunalt vård- och omsorgsboende.

Teg vård- och omsorgsboende har en enhet med samisk profil (enhet J). Profilen innebär samiska inslag i både utom- och inomhusmiljön, med bland annat en särskild eldstad, samisk konst och firande av samiska högtider.

Ta dig gärna en rundtur här: https://umetur.umea.se/Panorama/117

Vi söker nu en verksamhetsadministratör till vårt team! Hos oss får du chansen att arbeta i en inspirerande miljö där gemenskap och kvalitativ vård står i fokus. Vi ser framemot att välkomna dig till teamet. 

Dina arbetsuppgifter

Arbetet är brett, exempel på arbetsuppgifter är, men begränsas inte till:

• Följa verksamhetsområdets aktuella mål och rutiner, med särskilt fokus på bemanningsrutiner
• Vara en god representant för verksamheten i kontakt med medarbetare, anhöriga, boende och samarbetspartners.
• Hantering av korttidsfrånvaro i samarbete med Äldreomsorgens Rekryteringscentrum
• Arbete i vårt schemasystem Multiaccess samt SharePoint
• Stötta vid tekniska och fastighetsrelaterade frågor och vid behov kontakta vår IT-support/fastighetsavdelning
• Lägga och hantera beställningar via Beställartorget och Proceedo
• Ansvar för praktiska detaljer som passagekort, namnbrickor, arbetskläder och posthantering

Om dig

Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta med människor under stressiga förhållanden. Vi ser det som meriterande om du har en administrativ utbildning och erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom beställningar och bemanning. För denna tjänst krävs det goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift.

Du har förmåga att prioritera och kunna arbeta självständigt. Du trivs med att ha mycket kontakt med människor under din arbetsdag och har en god förmåga att hantera många ärenden och kontaktytor samtidigt. Vård- och omsorgsboenden befinner sig så som övriga samhället i en ständig förändring vilket medför att samarbete och flexibilitet är viktigt för att kunna möta upp behovet från verksamheten. Vi tror även att du är en person som vill växa med rollen. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Praktisk information

• Vi kontrollerar ID på alla kandidater som blir aktuella för intervju.
• Du som söker måste vara beredd att uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställning. Beställ det gärna redan nu så att du har det på plats och kan uppvisa det längre fram i processen: https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/arbete-i-hemmet-med-aldre-och-personer-med-funktionsnedsattning-e-tjanst/

Välkommen med din ansökan!

Om Umeå kommun

Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 viktiga medarbetare. Vår organisation är indelad i nio förvaltningar och tillsammans jobbar vi för att Umeå ska växa med omtanke. Vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Tillsammans med oss får du jobba i samhällsviktiga uppdrag där du bidrar till att Umeå fortsätter vara tryggt, säkert och roligt.

Umeå är norra Sveriges största stad med ett rikt utbud av upplevelser och möjligheter. Vi är en förenings- och kulturstad som erbjuder ett rikare liv även utanför jobbet. Här kan du ta del av hur det är att leva och bo i Umeå: Flytta - Umeå kommun

Vi ska bli fler och därför söker vi kanske just dig? Vill du också mer? Vi erbjuder schyssta villkor, bra förmåner och goda utvecklingsmöjligheter för ett livslångt lärande, samt jobb som är viktiga för alla dem som lever och verkar här. Vi ser fram emot att höra från dig.

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en roll där struktur, service och proaktivitet står i centrum? Nu söker vi dig som vill ta dig an ett spännande konsultuppdrag hos en välkänd industriverksamhet Mjölby. Som konsult hos Poolia får du möjlighet att utvecklas i nya miljöer samtidigt som du har en engagerad konsultchef vid din sida och tryggheten i en anställning med kollektivavtal, pension och förmåner. Vi tror på långsiktiga relationer och på att matcha rätt person med rätt uppdrag

Som Executive Assistant har du en nyckelroll i organisationen och arbetar nära verksamhetsledningen för att skapa struktur, effektivitet och förutsättningar för framgång. Du ansvarar för att koordinera och planera ledningens arbete, hantera prioriteringar och säkerställa att viktiga aktiviteter, möten och processer genomförs på ett professionellt och effektivt sätt.

Rollen innebär både operativt och strategiskt stöd där du fungerar som en viktig länk mellan ledningen, medarbetare och externa samarbetspartners.

Tjänsten är ett föräldravikariat på 12 månader med önskad start omgående.

I rollen kommer du bland annat att:

• Stötta verksamhetsledningen i dagliga och långsiktiga frågor.

• Koordinera och planera aktiviteter, möten och ledningsarbete.

• Hantera kalendrar, resebokningar, mötesförberedelser och prioritering av inkommande ärenden.

• Sammanställa, kvalitetssäkra och presentera information, underlag och rapporter.

• Ansvara för intern och extern kommunikation samt informationsflöden.

• Dokumentera möten, följa upp beslut och säkerställa att aktiviteter drivs framåt.

• Vara en central kontaktpunkt mellan ledning, medarbetare och externa partners.

• Bidra till utveckling och förbättring av administrativa rutiner, processer och arbetssätt.

• Ge stöd inom dokumenthantering, processverktyg och administrativ koordinering.

• Har en relevant akademisk utbildning eller motsvarande erfarenhet.

• Har flera års dokumenterad erfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant, ledningsassistent eller motsvarande.

• Har mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.

• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office och lätt för att lära dig nya system och digitala verktyg.

• Är van att hantera flera parallella arbetsuppgifter och snabbt kunna prioritera om när verksamheten kräver det.

• Proaktiv och självgående.

• Lösningsorienterad med stark problemlösningsförmåga.

• Professionell och diskret med hög integritet.

• Organiserad och noggrann med god förmåga att skapa struktur.

• Kommunikativ och relationsskapande.

• Flexibel och anpassningsbar i olika situationer.

• Van att arbeta nära beslutsfattare och leda aktiviteter framåt med ett prestigelöst förhållningssätt.

Du erbjuds en utvecklande och varierad roll i en verksamhet där du får stort ansvar och möjlighet att påverka. Här får du arbeta nära ledningen, bygga ett brett kontaktnät och bidra till att verksamheten når sina mål genom effektiv koordinering, struktur och kommunikation.

Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan redan idag!

Är du en erfaren Executive Assistant som trivs i en roll där struktur, service och proaktivitet står i centrum? Nu söker vi dig som vill ta dig an ett spännande konsultuppdrag hos en välkänd industriverksamhet Mjölby. Som konsult hos Poolia får du möjlighet att utvecklas i nya miljöer samtidigt som du har en engagerad konsultchef vid din sida och tryggheten i en anställning med kollektivavtal, pension och förmåner. Vi tror på långsiktiga relationer och på att matcha rätt person med rätt uppdrag

Som Executive Assistant har du en nyckelroll i organisationen och arbetar nära verksamhetsledningen för att skapa struktur, effektivitet och förutsättningar för framgång. Du ansvarar för att koordinera och planera ledningens arbete, hantera prioriteringar och säkerställa att viktiga aktiviteter, möten och processer genomförs på ett professionellt och effektivt sätt.

Rollen innebär både operativt och strategiskt stöd där du fungerar som en viktig länk mellan ledningen, medarbetare och externa samarbetspartners.

Tjänsten är ett föräldravikariat på 12 månader med önskad start omgående.

I rollen kommer du bland annat att:

• Stötta verksamhetsledningen i dagliga och långsiktiga frågor.

• Koordinera och planera aktiviteter, möten och ledningsarbete.

• Hantera kalendrar, resebokningar, mötesförberedelser och prioritering av inkommande ärenden.

• Sammanställa, kvalitetssäkra och presentera information, underlag och rapporter.

• Ansvara för intern och extern kommunikation samt informationsflöden.

• Dokumentera möten, följa upp beslut och säkerställa att aktiviteter drivs framåt.

• Vara en central kontaktpunkt mellan ledning, medarbetare och externa partners.

• Bidra till utveckling och förbättring av administrativa rutiner, processer och arbetssätt.

• Ge stöd inom dokumenthantering, processverktyg och administrativ koordinering.

• Har en relevant akademisk utbildning eller motsvarande erfarenhet.

• Har flera års dokumenterad erfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant, ledningsassistent eller motsvarande.

• Har mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.

• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Har mycket goda kunskaper i Microsoft Office och lätt för att lära dig nya system och digitala verktyg.

• Är van att hantera flera parallella arbetsuppgifter och snabbt kunna prioritera om när verksamheten kräver det.

• Proaktiv och självgående.

• Lösningsorienterad med stark problemlösningsförmåga.

• Professionell och diskret med hög integritet.

• Organiserad och noggrann med god förmåga att skapa struktur.

• Kommunikativ och relationsskapande.

• Flexibel och anpassningsbar i olika situationer.

• Van att arbeta nära beslutsfattare och leda aktiviteter framåt med ett prestigelöst förhållningssätt.

Du erbjuds en utvecklande och varierad roll i en verksamhet där du får stort ansvar och möjlighet att påverka. Här får du arbeta nära ledningen, bygga ett brett kontaktnät och bidra till att verksamheten når sina mål genom effektiv koordinering, struktur och kommunikation.

Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan redan idag!