Lediga job som VD-assistent

Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling.

Du kliver in i en nyckelroll i en verksamhet som ansvarar för samhällsviktig hamninfrastruktur och service för resenärer, godsflöden och näringsliv. Här får du kombinera två perspektiv: dels ett övergripande ansvar för en välfungerande kontors- och terminalmiljö, dels nära stöd till VD i det dagliga arbetet.

Tyngdpunkten ligger på att skapa struktur, få interna serviceflöden att fungera smidigt och se till att reception, kontor och terminal håller hög kvalitet i vardagen. Samtidigt blir du en viktig avlastning till ledningen genom att ligga steget före, samordna praktiska frågor och bidra med ordning i en miljö med många kontaktytor.

Det här är en roll för dig som trivs med att ha överblick, ta initiativ och skapa fungerande lösningar i en komplex vardag. Kombinationen av operativt ansvar, stor variation och nära samarbete med ledningen gör rollen särskilt intressant.

• Du ger VD service och administrativt stöd i det dagliga arbetet.
• Du planerar och samordnar resor, konferenser och evenemang för koncernledningen.
• Du arbetsleder receptionen och stöttar inhyrd kontorspersonal.
• Du ansvarar för att kontoret och terminalen fungerar väl och erbjuder en optimal, funktionell och tilltalande arbetsmiljö.
• Du agerar kravställare i kontorsrelaterade upphandlingar och ansvarar för uppföljning av avtal.
• Du samordnar telefoni, uppdaterar adresslistor och hanterar resebokningar.
• Du uppdaterar intranätet tillsammans med kommunikationsavdelningen.
• Du ansvarar för budget inom intern service, skapar inköpsordrar och konterar samt attesterar fakturor.
• Du tar fram underlag och förslag till årsbudget för VD och styrelse.
• Du leder skyddsronder för kontor och terminal samt sammanställer fysiska arbetsmiljöundersökningar.
• Du ansvarar för bolagets bilpool och cyklar.

• Du kan planera, prioritera och hålla ordning på komplexa kalendrar och flöden.
• Du kan fatta egna beslut, driva projekt och lösa uppgifter självständigt.
• Du uttrycker dig klart och professionellt i både tal och skrift på svenska och engelska.
• Du har B-körkort.
• Du har förmåga att hantera konfidentiell och känslig information med stor sekretess.

• Du har vana av att hantera och förvalta kontorsrelaterade avtal.
• Du har tidigare arbetat som kontorsansvarig och/eller VD-assistent.

• Fast anställning hos Avaron AB
• Tjänstepension
• Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år

Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.

Vill du bli en nyckelperson i ett internationellt läkemedelsbolag? Vi söker en serviceinriktad assistent som trivs med varierande uppgifter och vill bidra med positiv energi till vårt engagerade team. Välkommen in med din ansökan!

Om tjänsten

Vår kund är ett ledande internationellt läkemedelsföretag som kombinerar global räckvidd med en personlig och värderingsdriven kultur. De utvecklar innovativa behandlingar inom specialistvård och sällsynta sjukdomar, med ett starkt engagemang för hållbarhet. Det nordiska teamet sitter i centrala Stockholm och präglas av hög kompetens, korta beslutsvägar och en hjälpsam gemenskap.

Som Marknadsassistent är du en nyckelspelare och ger värdefullt stöd till flertal funktion, bland annat Access, Public Affairs och HR och även Pharmaceutical Affairs. Du hanterar allt från enklare ekonomiadministration till eventkoordinering och kontorsservice. Rollen erbjuder en varierad vardag i en dynamisk miljö där du ställs inför många parallella uppgifter. Vi söker dig som drivs av struktur och ordning, och som motiveras av att skapa förutsättningar för andra att lyckas.

Du erbjudsen varierad vardag i en dynamisk miljö där du blir en del av ett stöttande team. Rollen erbjuder stor insyn i företagets olika funktioner och möjlighet att arbeta med meningsfulla projekt inom Life Science.

Arbetsuppgifter

Rollen innebär ett brett administrativt stöd som omfattar grundläggande ekonomihantering, kommunikationsstöd, eventplanering samt daglig kontorsdrift. Rollen är för dig som drivs av att möjliggöra framgång till andra och motiveras av att ge service och hjälpa till. Dina främsta arbetsuppgifter kommer att vara:

• Stötta Access- och kommunikationsfunktioner vid externa event och seminarier
• Skapa, godkänna och ladda upp innehåll enligt kommunikationsplanen
• Hantera inköpsrekvisitioner och kvittohantering i SAP
• Administrera kontraktsprocesser, från skapande till arkivering och leverantörsupplägg
• Koordinera logistik för interna möten, utbildningar och personalaktiviteter
• Ansvara för kontorsservice, posthantering och mottagande av besökare
• Sköta gemensamma ytor, beställningar av kontorsmaterial och köksutrustning

Vi söker dig som

• Har en avslutad gymnasial utbildning
• Har tidigare arbetslivserfarenhet inom administration och service som bedöms relevant
• Är flytande i svenska och kommunicerar obehindrat i engelska, i både i tal och skrift, då det används i det dagliga arbetet
• Har god system- och datavana
• Har erfarenhet av att hantera flera parallella uppgifter i en stödjande roll

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av en liknande roll och/eller liknande arbetsuppgifter
• Kunskap i SAP eller liknande affärssystem

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Social
• Ordningsam
• Ansvarstagande
• Intellektuellt nyfiken

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Vill du bli en nyckelperson i ett internationellt läkemedelsbolag? Vi söker en serviceinriktad assistent som trivs med varierande uppgifter och vill bidra med positiv energi till vårt engagerade team. Välkommen in med din ansökan!

Om tjänsten

Vår kund är ett ledande internationellt läkemedelsföretag som kombinerar global räckvidd med en personlig och värderingsdriven kultur. De utvecklar innovativa behandlingar inom specialistvård och sällsynta sjukdomar, med ett starkt engagemang för hållbarhet. Det nordiska teamet sitter i centrala Stockholm och präglas av hög kompetens, korta beslutsvägar och en hjälpsam gemenskap.

Som Marknadsassistent är du en nyckelspelare och ger värdefullt stöd till flertal funktion, bland annat Access, Public Affairs och HR och även Pharmaceutical Affairs. Du hanterar allt från enklare ekonomiadministration till eventkoordinering och kontorsservice. Rollen erbjuder en varierad vardag i en dynamisk miljö där du ställs inför många parallella uppgifter. Vi söker dig som drivs av struktur och ordning, och som motiveras av att skapa förutsättningar för andra att lyckas.

Du erbjudsen varierad vardag i en dynamisk miljö där du blir en del av ett stöttande team. Rollen erbjuder stor insyn i företagets olika funktioner och möjlighet att arbeta med meningsfulla projekt inom Life Science.

Arbetsuppgifter

Rollen innebär ett brett administrativt stöd som omfattar grundläggande ekonomihantering, kommunikationsstöd, eventplanering samt daglig kontorsdrift. Rollen är för dig som drivs av att möjliggöra framgång till andra och motiveras av att ge service och hjälpa till. Dina främsta arbetsuppgifter kommer att vara:

• Stötta Access- och kommunikationsfunktioner vid externa event och seminarier
• Skapa, godkänna och ladda upp innehåll enligt kommunikationsplanen
• Hantera inköpsrekvisitioner och kvittohantering i SAP
• Administrera kontraktsprocesser, från skapande till arkivering och leverantörsupplägg
• Koordinera logistik för interna möten, utbildningar och personalaktiviteter
• Ansvara för kontorsservice, posthantering och mottagande av besökare
• Sköta gemensamma ytor, beställningar av kontorsmaterial och köksutrustning

Vi söker dig som

• Har en avslutad gymnasial utbildning
• Har tidigare arbetslivserfarenhet inom administration och service som bedöms relevant
• Är flytande i svenska och kommunicerar obehindrat i engelska, i både i tal och skrift, då det används i det dagliga arbetet
• Har god system- och datavana
• Har erfarenhet av att hantera flera parallella uppgifter i en stödjande roll

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av en liknande roll och/eller liknande arbetsuppgifter
• Kunskap i SAP eller liknande affärssystem

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Social
• Ordningsam
• Ansvarstagande
• Intellektuellt nyfiken

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling.

Du kliver in i en nyckelroll i en verksamhet som ansvarar för samhällsviktig hamninfrastruktur och service för resenärer, godsflöden och näringsliv. Här får du kombinera två perspektiv: dels ett övergripande ansvar för en välfungerande kontors- och terminalmiljö, dels nära stöd till VD i det dagliga arbetet.

Tyngdpunkten ligger på att skapa struktur, få interna serviceflöden att fungera smidigt och se till att reception, kontor och terminal håller hög kvalitet i vardagen. Samtidigt blir du en viktig avlastning till ledningen genom att ligga steget före, samordna praktiska frågor och bidra med ordning i en miljö med många kontaktytor.

Det här är en roll för dig som trivs med att ha överblick, ta initiativ och skapa fungerande lösningar i en komplex vardag. Kombinationen av operativt ansvar, stor variation och nära samarbete med ledningen gör rollen särskilt intressant.

• Du ger VD service och administrativt stöd i det dagliga arbetet.
• Du planerar och samordnar resor, konferenser och evenemang för koncernledningen.
• Du arbetsleder receptionen och stöttar inhyrd kontorspersonal.
• Du ansvarar för att kontoret och terminalen fungerar väl och erbjuder en optimal, funktionell och tilltalande arbetsmiljö.
• Du agerar kravställare i kontorsrelaterade upphandlingar och ansvarar för uppföljning av avtal.
• Du samordnar telefoni, uppdaterar adresslistor och hanterar resebokningar.
• Du uppdaterar intranätet tillsammans med kommunikationsavdelningen.
• Du ansvarar för budget inom intern service, skapar inköpsordrar och konterar samt attesterar fakturor.
• Du tar fram underlag och förslag till årsbudget för VD och styrelse.
• Du leder skyddsronder för kontor och terminal samt sammanställer fysiska arbetsmiljöundersökningar.
• Du ansvarar för bolagets bilpool och cyklar.

• Du kan planera, prioritera och hålla ordning på komplexa kalendrar och flöden.
• Du kan fatta egna beslut, driva projekt och lösa uppgifter självständigt.
• Du uttrycker dig klart och professionellt i både tal och skrift på svenska och engelska.
• Du har B-körkort.
• Du har förmåga att hantera konfidentiell och känslig information med stor sekretess.

• Du har vana av att hantera och förvalta kontorsrelaterade avtal.
• Du har tidigare arbetat som kontorsansvarig och/eller VD-assistent.

• Fast anställning hos Avaron AB
• Tjänstepension
• Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år

Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.